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Cómo planificar una reunión con tu agencia de creación de contenidos

Escrito por: Diligent Team

La reunión de arranque con tu agencia de creación de contenidos no es el primer contacto con el cliente, sino el primer encuentro clave de trabajo entre las dos partes. Una oportunidad de dejar sentadas las bases sobre cómo y cuáles serán los flujos de trabajo, definir los roles y clarificar las expectativas frente al nuevo proyecto.

En la planificación es importante que se estructure con una introducción de conceptos principales, una explicación de la parte técnica y finalice con un cronograma de acción.
Se trata de una reunión intensiva de trabajo orientada a resultados, no un encuentro de café.

Empresas eligen marketing de contenidos

Tras el verano las empresas inician nuevos procesos de comunicación, es el “año nuevo” a en clave de comunicación. Una vez conseguida la agencia, es importante celebrar una reunión de arranque presencial con todo el equipo de trabajo de la empresa, incluso quienes no estén involucrados directamente. ¿Por qué? Es un modo de enriquecer el nuevo proyecto con el aporte de puntos de vista no esperados y de definir una relación de trabajo mutuo.

Pongamos por caso que el proyecto se orienta a marketing de contenidos con captación de tráfico y conversión a registros, de una duración inicial de 12 meses. Lo definimos en 5 etapas esenciales en una reunión agencia-cliente.

5 Puntos clave en la agenda de reunión con la agencia de creación de contenidos

1 Clarificar el Buyer Person:

Es interesante el ejercicio de representarlo con una imagen con el detalle de sus características. Frente al soporte visual enriquecer los pains principales o puntos de dolor, esas inquietudes que vamos a ayudar a resolver en el público a quien dirigiremos la estrategia de contenidos.

2 Afinar Keywords

Como empresa querrás que todo el equipo participe con su visión y colabore en determinar el tono más adecuado de comunicación con el buyer person. Te sorprenderías cómo en ocasiones un perfil de administración de la empresa aporta datos interesantes en la elección de las palabras clave, porque su comunicación con el cliente se establece por otras vías diferentes a marketing o ventas. No lo olvides.

3 Establecer un cronograma

Aunque sabemos que durante el proceso de trabajo el calendario de actividades variará, es esencial una guía compartida de actividades que aporte perspectiva al proyecto y establezca compromisos mutuos. Una base de trabajo no estática, claro está,  pero es imprescindible para coordinar equipos.

4 Fases del proyecto

Una división en fases de trabajo en “arranque”, “revisión” y “lanzamiento”, simplifica tareas y establece responsabilidades a corto plazo. Un modo efectivo de verificar el cumplimiento, corregir resultados con el avance del proyecto y determinar si disponemos de las personas adecuadas para llevarlo a cabo.

5 Prepara la reunión

Como cliente asegura en la reunión un espacio específico para que aclarar dudas. ¿Cómo? Prepara a conciencia la reunión, haz tu parte de trabajo, no llegues al encuentro sin haber definido tus objetivos, expectativas y resultados deseados. En un proyecto en base a marketing de contenidos los resultados se ven a medio/largo plazo, no hay atajos  sino trabajas con una estrategia en paralelo.

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